Serwis 4COM

  • linia InsERT nexo
  • linia InsERT GT
  • Subiekt nexo
  • Rewizor nexo
  • Rachmistrz nexo
  • Gestor GT
  • Gratyfikant GT
  • Jak przejść na nexo

 

Długoletnia współpraca z właścicielami obiektów z branży hotelarsko-gastronomicznej pomogła nam stworzyć unikatowe rozwiązanie informatyczne dla działów rekreacyjnych: basenów, klubów fitness i innych. Oczywiście można je także wykorzystywać bez łączenia z hotelami.

 

 

Wstęp

Nasz system VirtualnyBASEN & FITNESS może być wykorzystywany w różnego rodzaju obiektach rekreacyjnych: w klubach fitness i spa, na lodowiskach, basenach, placach zabaw, kortach, etc. Przy tworzeniu tego typu rozwiązań informatycznych zwróciliśmy szczególną uwagę na dwa aspekty ich użytkowania: sprzęt (czyli urządzenia i rozwiązania techniczne) oraz na kwestię naliczania sumy do zapłaty za czas pobytu na obiekcie. Poniżej pokrótce omówimy działanie systemu.

Sprzedaż - naliczanie czasu pobytu

Ewidencja sprzedaży prowadzona jest za pomocą komputera oraz (w większości przypadków) drukarki fiskalnej. Gość, który przybywa do naszego obiektu, opłaca zaliczkę (kaucję) za pobyt, tym samym płacąc za odgórnie ustalony czas, np. pierwszą godzinę. W momencie zapłaty otrzymuje od kasjera jednoznaczny identyfikator – pasek jednorazowy z kodem kreskowym lub pasek (kartę) z transponderem.

System VirtualnyBASEN & FITNESS rozpoczyna naliczanie czasu pobytu na obiekcie w chwili wydania paska lub przejścia przez bramkę wejściową. Gdy gość opuszcza obiekt, oddaje pasek – tym samym kończy się naliczanie czasu pobytu i zamykany jest dokument sprzedaży. Jeśli naliczona kwota jest wyższa od zapłaconej już zaliczki (kaucji), gość opłaca powstałą różnicę. Całość kończy się wydaniem klientowi paragonu fiskalnego za pobyt.

Sprzedaż – strefy

Jeśli dysponujemy sporym obiektem, możemy podzielić go na strefy; najczęściej spotykamy takie rozwiązanie w kompleksach basenowych (podział na basen i saunę) lub klubach fitness (podział na salę z urządzeniami do ćwiczeń i saunę). Jednak im większy obiekt, tym więcej stref możemy wydzielić! Często strefy saun są podzielone ze względu na ich charakter, podobnie sprawa wygląda w kompleksach basenowych.

Podziały te służą przede wszystkim zróżnicowaniu naliczania opłat za pobyt na obiekcie, ponieważ każda ze stref ma osobny cennik i inne zasady naliczania opłat. Aby wprowadzić strefy, musimy więc je odpowiednio opomiarować – wyznaczyć ich granice, postawić bramki z czytnikami (lub same czytniki). Urządzenia te rozpoczynają i kończą naliczanie czasu pobytu użytkownika w danej strefie.

Sprzedaż - budowa cennika

Cenniki za pobyt na danym obiekcie tworzy się na zasadzie podobnej do tej stosowanej przez telekomy – ustala się wartość stawki za jednostkę (godzinę, minutę) pobytu, która może być zależna od dnia tygodnia i pory dnia. Standardowo dopłaty obowiązują po przekroczeniu pełnej minuty, pięciu lub sześciu, co wynika z łatwości porównania żądanej sumy z cennikiem.

Zazwyczaj stosuje się dwa cenniki: normalny (dla dorosłych) i ulgowy (dla dzieci, młodzieży, osób starszych). Można także zastosować cennik do naliczania czasu pobytu na całym obiekcie lub w poszczególnych jego strefach. W przypadku podziału na strefy możemy zdecydować się na jeden z dwóch modeli naliczania opłat: pierwszy z nich to sumaryczne naliczanie opłat za pobyt w strefach oraz ich porównanie do zaliczki (kaucji), natomiast drugi polega na doliczaniu opłat ponad zaliczkę za pobyt w poszczególnych strefach (przykładowo w saunie).

Sprzedaż - inne towary i usługi

Oczywiście płatności za pobyt (zarówno na całym obiekcie, jak i w strefach) to tylko jedna ze składowych całego dokumentu sprzedaży. Można do niego jeszcze dopisywać inne towary lub usługi zakupione przez klienta, np. wypożyczenie sprzętu (w zależności od obiektu: łyżew, ręczników, rakiet, etc.), kosmetyki, solarium, masaż.

Jeśli w naszym obiekcie posiadamy punkt gastronomiczny, możemy pokusić się o zastosowanie nieco bardziej zaawansowanego rozwiązania dedykowanego tego typu miejscom, czyli aplikacji VirtualnyKelner. Klient nie będzie od razu płacił za kupowane w punkcie gastronomicznym towary, a kwota ta zostanie dopisana do jego dokumentu. Jest to możliwe przy zastosowaniu identyfikatorów – pasków lub kart, które klienci otrzymują przy wejściu na obiekt.

Sprzedaż - karnety elektroniczne

Oprogramowanie VirtualnyBASEN & FITNESS pozwala na zastosowanie elektronicznych karnetów, zwanych także e-kartami, e-pieniędzmi czy voucherami. Ich działanie możemy przyrównać do kart pre-paidowych w telekomach – klient płaci określoną sumę, którą doładowuje swoją kartę i może ją wykorzystać na terenie obiektu. Karta może mieć różną formę: plastikową lub papierową z nadrukiem numeru, transponderowa lub magnetyczna, ważne jednak aby jednoznacznie identyfikowała konto klienta w naszym systemie.

Klient płaci kartą za usługi, towary i czas pobytu, a należności pobierane są z salda karty aż do wyczerpania jej zasobów. Karnety są łatwiejsze i szybsze w obsłudze, eliminujemy także kwestię obrotu gotówkowego (zwiększając bezpieczeństwo). Aby korzystanie z takiej karty było atrakcyjne dla klientów, często stosuje się dla ich użytkowników dodatkowe bonusy (np. niższe ceny lub dodatkowe środki, np. 10% więcej przy doładowaniu).

 

Aplikacje

Jak można wykorzystać poszczególne aplikacje? Jakie mają właściwości i funkcje? Pokrótce omawiamy to poniżej:

załoga24.Kasjer

  • aplikacja zezwala na utworzenie dowolnego definiowanego dokumentu sprzedaży (zarówno fiskalnego, jak i niefiskalnego);
  • pozwala także na stosowanie dowolnych definiowanych form płatności;
  • można pracować na otwartych dokumentach;
  • można ustalić dowolną liczbę definiowanych stref (zarówno płatnych, jak i darmowych);
  • program pozwala na ustalanie różnych cenników, zależnych od pory dnia i dnia tygodnia;
  • możemy naliczać opłaty za pobyt zarówno z dołu, jak i z góry;
  • możemy ustalać dopłaty za pobyt malejące lub rosnące;
  • łatwo wygenerujemy zestawienia sprzedażowe (asortymentowe i kasowe) za dowolnie wybrany okres;
  • można także utworzyć zestawienia z obłożenia obiektu za dowolnie wybrany okres.

załoga24.Portfel

  • program zezwala na generowanie dowolnych definiowanych dokumentów sprzedaży (fiskalne i niefiskalne);
  • pozwala na pracę na otwartych dokumentach;
  • dopuszczalne są cztery rodzaje różnych operacji na karnetach: wydanie, wpłata, wypłata, zwrot;
  • karnety można doładowywać za pomocą zarówno dokumentów fiskalnych, jak i niefiskalnych;
  • przy doładowywaniu karnetów można zastosować różne bonusy.

i-załoga24.Nadzorca

  • aplikacja w formie mobilnej, można jej używać na smartfonach lub tabletach;
  • program zezwala na otwarcie grup szafek lub dowolnej szafki pojedynczej;
  • można przez nią testować wszelkie urządzenia elektroniczne, które są odpowiedzialne za kontrolę dostępu;
  • pozwala także na testowanie takich urządzeń jak smatfony i tablety, które są odpowiedzialne za kontrolę dostępu.

serwis24.Nadzorca

  • aplikacja służy do obsługi narzędzi i urządzeń, odpowiedzialnych za kontrolę dostępu do szafek i stref obiektu;
  • wszystkie urządzenia elektroniczne oraz smartfony i tablety (odpowiedzialne za kontrolę dostępu) obsługiwane są w czasie rzeczywistym;
  • program w czasie rzeczywistym przesyła raporty o wszelkich błędach i nieprawidłowościach w funkcjonowaniu sprzętu;
  • w czasie rzeczywistym otrzymujemy także raporty o nieprawidłowościach w użytkowaniu transponderów.

serwis24.Czytnik

  • aplikacja w wersji mobilnej, służy do obsługi smartfonów i tabletów.

 

Wdrożenie

Generalnie system informatyczny powinno się oceniać po tym, jak dobre jest wdrożenie. W tym przypadku jednak nie musimy się kierować tą zasadą: VirtualnyBASEN & FITNESS to przede wszystkim prostota – zarówno pod względem obsługi, jak i wykonywanych operacji.

Przed wdrożeniem

Tak jak wspomnieliśmy, system bardzo łatwo jest wdrożyć, jednak żeby zrobić to dobrze, musimy przygotować zawczasu cennik. Przemyślmy czy ustalone ceny nie wygenerują nam ruchu tylko w określonych porach (np. wieczorami), jak zachęcać gości do odwiedzin w innych godzinach? Czy korzystanie z dodatkowych stref (np. sauny) będą w cenie normalnego wstępu, czy też chcemy je taryfikować odrębnie? Jak naliczane mają być dopłąty za przekraczany czas? Jaką ustalić politykę karnetów?

Jednak tak naprawdę cennik (oraz wyżej wspomniane kwestie z nim związane) to jedyny aspekt, który powinniśmy ustalić zanim dojdzie do rozpoczęcia wdrożenia.

Wdrożenie

Nauka obsługi systemu jest krótka i jest to wiedza łatwa do przyswojenia. Podczas szkolenia każdy kasjer co najmniej 50 razy wydaje identyfikator, pobiera opłaty, zamyka rachunek sprzedaży – po prostu ćwiczy proces obsługi klienta. Dzięki temu nasz personel będzie już gotowy do codziennej pracy.

Po wdrożeniu

Wdrożenie przebiega szybko i przyjemnie – dlatego i po jego zakończeniu nie powinniśmy się spodziewać najmniejszych kłopotów z systemem informatycznym. Jedynym problemem, który może przed nami stanąć w pierwszych dniach po wdrożeniu, jest raczej komunikacja na linii personel-klienci.