Serwis 4COM

  • linia InsERT nexo
  • linia InsERT GT
  • Subiekt nexo
  • Rewizor nexo
  • Rachmistrz nexo
  • Gestor GT
  • Gratyfikant GT
  • Jak przejść na nexo

 

Oprogramowanie VirtualnyHOTEL jest wynikiem wieloletniej współpracy z Klientami z branży hotelarsko-gastronomicznej w zakresie tworzenia dopasowanych do potrzeb rozwiązań informatycznych – zarówno jeśli chodzi o programowanie, jak i eksploatację. System ten może być wykorzystywany na wiele sposobów, o czym można przeczytać poniżej.

 

 

Wstęp

VirtualnyHOTEL pozwala na synergię dwóch odmiennych schematów organizacji pracy – pierwszy w centralnym punkcie całego obiektu stawia recepcję, natomiast drugi uznaje autonomiczne role innych działów (np. spa, night-club czy restauracja), które pracują na rzecz recpecji lub całkowicie samodzielnie.

W każdym hotelu najważniejszym miejscem jest recepcja, ponieważ to tutaj goście się meldują i otwiera się dokumenty sprzedaży. Także tutaj spływają w trybie on-line wszelkie wydania z innych działów, na bieżąco można więc sprawdzić należności oraz informacje dotyczące zrealizowanych usług na terenie całego hotelu. W recepcji też żegnamy gości, więc tutaj zamyka się dokumenty sprzedaży (faktury, paragony, wydania, etc.). Równolegle każdy inny dział może prowadzić indywidualną politykę sprzedaży, rabatów i upustów czy płatności, może także wystawiać własne dokumenty sprzedaży, magazynowe czy kasowe. Jest to zależne od organizacji pracy obiektu – wybieramy rozwiązanie najlepsze właśnie dla naszego hotelu, wybrane formy płatności mogą być przekierowywane na recepcję (i tam dopisywane do ogólnego rachunku klienta) lub mogą być realizowane od razu na miejscu.

Recepcja

To najważniejsze miejsce w hotelu obsługuje specjalnie do tego przeznaczona aplikacja Recepcja. Pozwala ona na składanie rezerwacji, meldowanie się i dokonywanie sprzedaży, kieruje także kasą i magazynami. Mamy możliwość pracy z dwoma rodzajami grafików dla pokoi: ogólnym oraz szczegółowym. Pierwszy z nich pokazuje nam rodzaje pokoi, natomiast drugi konkretne pomieszczenia – stan pokojów na wskazane dni (czysty/brudny, wyjazd/pobyt/rezerwacja). W aplikacji możemy także rezerwować na konkretne godziny sale konferencyjne, urządzenia i sprzęt, etc.

Gastronomia

Dział ten jest obsługiwany przez dwie aplikacje: Kelner i Magazyn. Pierwsza z nich pomaga w prowadzeniu sprzedaży i rezerwacji dla osób, stolików, sal restauracyjnych, etc. Natomiast druga z aplikacji ma dwa zastosowania: prowadzi standardową ewidencję dokumentów przychodów i rozchodów, remanenty, planowanie imprez, ale także obsługuje karty kalkulacyjne. To one pomagają w rozchodowaniu asortymentu ze stanów magazynowych zgodnie z zapisanymi recepturami oraz w wyliczaniu marży w wyrobach – zakładanych i zrealizowanych. Rozchody te mogą być wykonywane natychmiastowo w trybie on-line (np. na barze) lub dopiero na żądanie w trybie off-line (np. na kuchni). Dzięki temu łatwo dopasujemy metodę rozchodu do specyfiki obiektu, jego organizacji pracy oraz obiegu dokumentów.

W analogiczny sposób będą działać pozostałe działy: mogą posiadać własną kasę i magazyny, mogą wystawiać indywidualnie dokumenty sprzedaży i magazynowe. Jednak w razie potrzeby możemy przekierować także płatność na dokument klienta w recepcji, gdzie zostanie ona dopisana do jego ogólnego rachunku.

Spa/Basen/Wellness

Dobór odpowiedniej aplikacji jest zależny od specyfiki obiektu; możemy wybrać klasyczne programy do sprzedaży usług lub aplikację Kasjer, która taryfikuje czas pobytu w danym dziale oraz nalicza opłaty, uwzględniając dzień tygodnia oraz porę dnia. Działy Spa/Basen/Wellness najczęściej wykorzystują do pracy grafik rezerwacji godzinowej poszczególnych urządzeń oraz harmonogramy pracowników. Płatności mogą być realizowane na miejscu (z wykorzystaniem karnetów, voucherów lub kart pre-paidowych) lub też przekierowane do recepcji, gdzie zostaną dopisane do ogólnego rachunku klienta.

Kontrola/Rozliczenie/Marketing

Wyżej wymienione działy wykonują różną pracę w zależności od wielkości i charakteru konkretnego obiektu, jednak generalnie VirtualnyHOTEL oferuje dla nich szereg aplikacji do standardowego formatowania dokumentów, raportowania oraz kontrolowania. Każdy obiekt ma nieco inne potrzeby, do których możemy dopasować programy do prowadzenia rezerwacji pokoi, urządzeń, osób, sal konferencyjnych i restauracyjnych czy stolików.

Do standardowej kontroli polecamy aplikację i-Menedżer, czyli rozwiązanie informatyczne oparte o lokalny serwer www oraz przeglądarkę internetową. Dzięki programowi bezproblemowo wygenerujemy wszelkie raporty dotyczące sprzedaży/kasy, przychodów/rozchodów oraz zajętości obiektu. Możemy także szybko podejrzeć meldunki, rezerwacje, dokumenty sprzedaży i magazynowe (z dowolnie wybranego okresu: dziś, poprzedni tydzień, miesiąc, etc.) oraz sprawdzić aktualne stany magazynowe w każdym dziale obiektu i w każdym magazynie.

Aplikacje na smartfony i tablety

Oprogramowanie VirtualnyHOTEL daje możliwość wykorzystywania tabletów jako mobilnych stanowisk sprzedażowych w gastronomii. Dzięki aplikacji i-Kelner można wykonywać większość działań związanych z zamówieniem: przyjąć i je wydrukować, wydrukować paragon dla klienta. To rozwiązanie jest dedykowane zwłaszcza obiektom z rozległymi salami restauracyjnymi, tarasami, ogródkami, etc.

Tablety (a także smartfony) możemy także wykorzystać jako mobilne stanowiska dla pokojowych. Aplikacja i-Pokojowa ułatwia komunikację personelu: osoby sprzątające pokoje mogą od razu zmienić status czystości pomieszczenia (czysty/brudny), sprawdzić aktualny spis pokoi pustych/zajętych/zarezerwowanych. Szybko i łatwo można także przekazywać inne informacje opisowe pomiędzy personelem sprzątającym, recepcją, działem technicznym.

Aplikacje dla klienta

W zasobach oprogramowania VirtualnyHOTEL znajduje się także aplikacja dedykowana specjalnie dla klientów obiektu. I-Gość24 pozwala im na korzystanie z zautomatyzowanego serwisu, który jest dostępny przez całą dobę. Rozwiązanie to jest oparte o przeglądarkę internetową, co sprawia, że jest banalnie proste w obsłudze – wystarczy wpisać w przeglądarkę internetową adres www.vsc24.net/nazwahotelu.

Goście hotelowi mogą na bieżąco podglądać stan swojego rachunku w recepcji, sprawdzać zrealizowane rachunki w gastronomii, night-clubie czy spa, mogą także zobaczyć spis wykonanych przez siebie rozmów telefonicznych. Klienci mogą zdalnie zamawiać w restauracji dania lub napoje, aplikacja pozwala też na zdalne zlecanie usług (pranie, sprzątanie, budzenie) w recepcji wraz ze wskazaniem godziny i daty wykonania oraz z możliwością umieszczenia dodatkowego opisu własnego. Przede wszystkim jednak goście mogą samodzielnie wymeldować się z hotelu i wystawić sobie fakturę (za pomocą płatności kartą w systemach Dot-Pay lub KIR).

Inne - rezerwacje on-line

VirtualnyHOTEL może być kompatybilny z innymi rozwiązaniami w trybie on-line: z zewnętrznymi portalami rezerwacyjnymi (profitroom, hrs, expedia, hotele, etc.), a także własnym portalem rezerwacyjnym (np. własną stroną internetową). Współpraca na styku internet-baza lokalna jest w pełni zautomatyzowana i nie wymaga udziału personelu recepcji hotelowej.

Inne - karty pre-paid/vouchery

VirtualnyHOTEL daje nam także możliwość pracy z kartami typu pre-paid, podobnymi do kart przedpłaconych stosowanych przez telekomy. Wystarczy, że użytkownik wpłaci określoną sumę i otrzyma kartę pre-paid doładowaną na tę (lub wyższą – bonusy i gratisy) kwotę. Gość hotelowy może skorzystać z karty podczas zamykania rachunku: wręcza ją personelowi, następnie z salda karty pre-paid pobierana jest należna suma, a drukarka wygeneruje właściwy dla obiektu dokument (paragon fiskalny lub dokument niefiskalny).

Saldo danej karty przetrzymywane jest w określonej bazie danych, a jedna karta może być wykorzystywana w różnych działach obiektu hotelowego. Karty pre-paid są często wykorzystywane jako prezenty (urodzinowe, świąteczne, okazjonalne), w ramach akcji promocyjnych, etc. Rozwiązanie takie świetnie sprawdza się zwłaszcza w obiektach wielofunkcyjnych, oferujących usługi spa, wellness czy basen.

 

Aplikacje

Poniżej pokrótce przedstawiamy funkcje, możliwości i właściwości poszczególnych aplikacji:

załoga24.Recepcja

  • aplikacja pomaga w sprzedaży:
    • pozwala na tworzenie dowolnych definiowanych dokumentów sprzedaży (zarówno fiskalnych, jak i niefiskalnych);
    • dokumenty są aktualizowane na bieżąco;
    • umożliwia korzystanie ze stałych cenników, do każdego kontrahenta można także przypisać zestaw upustów;
    • łatwo wygenerujemy raporty i zestawienia (asortymentowe i kasowe) za dowolnie wybrany okres.
  • dzięki aplikacji przyspieszymy i uprościmy proces meldowania:
    • ułatwia prowadzenie ewidencji pobytu gości hotelowych;
    • współpracuje z innymi aplikacjami systemu, w tym rezerwacyjnymi i sprzedażowymi;
    • znajdziemy tu także narzędzie wędrującego notesu (z uwagami rezerwacji);
    • bezproblemowo utworzymy i pobierzemy zestawienia (w tym statystyka gus!) za dowolnie wybrany okres.
  • program oferuje wiele możliwości w zakresie rezerwacji:
    • rezerwacja poszczególnych pokoi, miejsc (sale konferencyjne, sale restauracyjne, etc.), urządzeń;
    • usługi można rezerwować w systemie godzinowym;
    • łatwo można wygenerować zestawienia ze stanów zajętości na wybrany okres;
    • szybki dostęp do grafików zajętości pokoi - ogólnego (z podziałem na rodzaje pokoi) oraz szczegółowego (numery pokoi).
  • w aplikacji można dowolnie zarządzać także posiłkami:
    • istnieje możliwość rezerwowania posiłków (wraz ze szczegółowym opisem);
    • na podstawie rezerwacji można dokonać automatycznego fakturowania;
    • rezerwacje posiłków możemy podglądać w zestawieniach z różnym podziałem, np. na pokoje, stoliki czy dokumenty;
    • możemy tworzyć grafiki rezerwacji posiłków.

załoga24.Kelner

  • aplikacja zezwala na tworzenie dowolnych definiowanych dokumentów sprzedaży i wydań kelnerskich (zarówno fiskalnych, jak i niefiskalnych);
  • w system wgrane są cenniki, a do każdego klienta można przypisać konkretny zestaw upustów;
  • program zezwala na bonowanie dań wraz z automatycznym segregowaniem ich na kuchnię i barek oraz z funkcją automatycznego sortowania;
  • bezproblemowo można wygenerować zestawienia (zarówno asortymentowe, jak i kasowe) za dowolnie wybrany okres.

załoga24.Magazyn

  • aplikacja pozwala na utworzenie dowolnej liczby magazynów, można także wybierać różne algorytmy przychodu i rozchodu;
  • ewidencję przychodów i rozchodów możemy prowadzić za pomocą dowolnych definiowanych dokumentów przychodu/rozchodu;
  • można dokonywać przesunięć międzymagazynowych;
  • aplikacja pozwala na prowadzenie kart kalkulacyjnych (zwanych także recepturami) oraz na kalkulacje imprez (planowanie);
  • dzięki programowi ułatwione zostają takie zadania jak rozliczanie inwentaryzacji (wyrównania, spisy);
  • współpracuje z aplikacją Kelner – zarówno w trybie on-line, jak i off-line;

i-załoga24.Menedżer

  • aplikacji można używać w dowolnym miejscu i czasie – rozwiązanie oparte jest o przeglądarkę www, którą może uruchomić na dowolnym urządzeniu typu tablet, komputer, notebook;
  • zezwala na wykonanie wszelkich raportów sprzedażowych, zajętości oraz magazynów za dowolnie wybrany okres (dolna granica do jedna sekunda, zaś górna to 100 lat!);
  • pozwala na wygodne przeglądanie wszelkich dokumentów sprzedaży, kasowych, przychodu i rozchodu, które są pogrupowane tematycznie na zakładki;
  • szybko i łatwo możemy sprawdzić stan magazynu lub pokoi, grupując lub filtrując je według różnych wytycznych.

i-załoga24.Pokojowa

  • aplikacja w wersji mobilnej na tablety lub smartfony;
  • zezwala na szybką zmianę statusu czystości konkretnego pokoju czysty/brudny;
  • zezwala na szybką zmianę statusu zajętości konkretnego pokoju zajęty/opuszczony;
  • szybko i łatwo możemy podejrzeć aktualny stan pokoi z podziałem na opuszczone/zamieszkałe/zarezerwowane;
  • program daje możliwość natychmiastowego przekazania informacji „do_zrobienia” dla recepcji lub działu technicznego w formie notatki lub notatki głosowej.

i-załoga24.Kelner

  • aplikacja w wersji mobilnej na tablety lub smartfony;
  • program umożliwia zarówno przyjmowanie, jak i drukowanie zamówień;
  • drukować możemy także paragony fiskalne oraz dokumenty niefiskalne;
  • kelner może zaprezentować klientowi menu w formie wizualnej.

i-załoga24.Pager

  • aplikacji można używać w formie mobilnej na tablecie lub smartfonie, ale także w formie przeglądarkowej na tablecie, notebooku lub komputerze;
  • każdy pracownik może przesyłać do innego krótkie wiadomości, np. szef kuchni do kelnera;
  • wiadomości mają formę notatki i notatki głosowej;
  • wszystkie wiadomości są automatycznie segregowane na nieprzeczytane, przeczytane lub zrealizowane.

i-gość24.Recepcja

  • gość hotelowy może używać aplikacji poprzez przeglądarkę www na dowolnym komputerze, notebooku lub tablecie;
  • klient może poprzez aplikację sprawdzić zawartość swojego rachunku w recepcji, a także zawartość rachunków z poszczególnych działów obiektu (np. restauracji, spa, night-clubu), może także zobaczyć specyfikację przeprowadzonych przez siebie rozmów telefonicznych;
  • gość hotelowy może zdalnie zlecić do recepcji niekóre usługi, np. sprzątanie, pranie czy budzenie – wraz z dokładnym wskazaniem terminu oraz własnym opisem;
  • klient może także zdalnie zamówić dania lub napoje z restauracji;
  • gość hotelowy może samodzielnie się wymeldować oraz zapłacić za swój pobyt przez internet;
  • poprzez aplikację klient ma dostęp do wewnętrznego serwisu www hotelu.

serwis24.RezerwacjeOnLine

  • aplikacja umożliwia współpracę w trybie on-line pomiędzy bazą danych obiektu a portalem rezerwacyjnym;
  • program współpracuje zarówno z zewnętrznymi portalami rezerwacyjnymi (np. expedia, hrs, hotele, profitroom), jak i z własnymi stronami www;
  • proces rezerwacji opiera się na bieżących danych z lokalnej bazy danych obiektu;
  • całość procesu rezerwacyjnego jest w pełni zautomatyzowana, personel recepcji nie musi się tym zajmować.

serwis24.Telefony

  • program współpracuje z centralami telefonicznymi różnych firm: Alcatel, DGT, Slican, Platan, etc., a także z centralami typu VOIP;
  • aplikacja zaciąga z centrali dane dotyczące naliczonych rozmów;
  • można odblokować (podczas zameldowania) lub zablokować (podczas wymeldowania) telefon w konkretnym pokoju;
  • system automatycznie modyfikuje status czystości pokoju na brudny lub czysty - wystarczy wysłać odpowiednią sekwencję z pokojowego telefonu.

serwis24.Drukarki

  • zezwala na równoczesną obsługę wielu (dowolna liczba!) drukarek fiskalnych i zamówień, które są podłączone do jednego komputera;
  • możliwość współpracy z programami sprzedażowymi (poprzez protokół TCP/IP);
  • dzięki aplikacji nasze rozwiązania fiskalne staną się bardziej ekonomiczne: w konkretnym dziale (np. sprzedaży – gastronomia, basen, recepcja) wystarczy podłączyć jedną drukarkę fiskalną do jednego komputera;
  • ekonomiczne staną się także rozwiązania bonowania, ponieważ jedną drukarkę zamówień (w kuchni i barze) wystarczy podłączyć do jednego komputera.

serwis.24.Czytniki

  • program pozwala na obsługę dowolnej liczby różnych rodzajów czytników kart (transponderowych, mikroprocesowych) oraz kodów kreskowych (1D i 2D);
  • dzięki aplikacji można obsługiwać karty pre-paid, lojalnościowe, identyfikacyjne, rabatowe, etc.;
  • płynnie współpracuje z różnego rodzaju aplikacjami zewnętrznymi, przykładowo z systemem do zamków dla drzwi w hotelach.

Wdrożenie

Jakość i przydatność systemu to jedno, jednak nie mniej ważną kwestią jest jego wdrożenie. Jest to niezwykle ważny element całego procesu użytkowania, zwłaszcza w branży hotelarskiej. Musimy zwrócić szczególną uwagę na pewne aspekty pracy z aplikacjami, aby wdrożenie nie trwało zbyt długo – czas musi być optymalny, dostosowany do konkretnego obiektu.

Przed wdrożeniem

Dla całego procesu kluczowa jest przede wszystkim sytuacja przed wdrożeniem: czy nasz personel jest wyszkolony, a może dopiero będziemy go szkolić? Czy ceny hotelowe są stałe, czy też pracownicy mogą dowolnie na nie wpływać (np. poprzez upusty, rabaty)? Jakie decyzje może podejmować personel bez szefa? Czy raporty powstają za dowolne okresy i dla dowolnych operatorów? Jaki charakter ma nasz obiekt: jest tylko hotelem czy raczej ośrodkiem wypoczynkowo-rekreacyjnym? Jak działa recepcja: jest głównym punktem całego hotelu?

Na te (i inne) pytania musimy sobie odpowiedzieć jeszcze przed rozpoczęciem wdrażania systemu. Wdrażający bez tej wiedzy będzie błądził po omacku i dopiero będzie rozeznawał sytuację – co wpływa na jakość i długość całego procesu wdrażania. Wymieńmy się informacjami: Wy opowiedzcie nam o swoim hotelu i personelu, my zapoznamy Was z naszym systemem.

Wdrożenie

Tak jak już zostało powiedziane – wdrożenie to proces. Nie trwa on dwie minuty, lecz dłużej. Jak długo? Wszystko zależne jest tak naprawdę od charakteru obiektu i personelu. Niczego nie da się zrobić od razu, do każdego aspektu trzeba odpowiednio podejść. Nasz system to nie tylko sprzedaż, meldunki i rezerwacje – przede wszystkim to szeroko pojęta współpraca pomiędzy różnymi działami i ludźmi hotelu. Dogranie całej załogi i płynne współdziałanie wymagają czasu.

Po wdrożeniu

Branża hotelarsko-gastronomiczna bardzo szybko się przeobraża, przez co bardzo trudno określić, kiedy kończy się proces wdrożeniowy – przecież wciąż tworzymy nowe rozwiązania, które usprawniają pracę hotelu! Systemy informatyczne dają nowe możliwości, nowe funkcje, jednak ich wdrożenie jest już dużo szybsze i łatwiejsze niż na pierwszym etapie. Niejednokrotnie nie ma potrzeby dodatkowych szkoleń z osobą wdrażającą, wystarczają odpowiednio szczegółowe opisy nowości w systemie lub prezentacje video.

Nasza porada

Każdy hotel jest inny, więc i oprogramowanie jest bardzo różne – zwłaszcza gdy (tak jak nasze) jest w pełni dostosowane do potrzeb konkretnego obiektu. Musimy pamiętać, że to właściciel hotelu go buduje, modernizuje lub przejmuje i to on wyznacza sobie cele biznesowe do realizacji. Nasz system ma być jednym z narzędzi, które w tym pomagają. Jednak żeby współpraca była efektywna i skuteczna, należy odpowiednio zaangażować się w proces wdrożenia.