Serwis 4COM

  • linia InsERT nexo
  • linia InsERT GT
  • Subiekt nexo
  • Rewizor nexo
  • Rachmistrz nexo
  • Gestor GT
  • Gratyfikant GT
  • Jak przejść na nexo

 

Oprogramowanie dedykowane restauracjom powstawało przez wiele lat – jest efektem współpracy z dużą liczbą klientów z tej branży i dopasowywania programu do ich indywidualnych potrzeb. Znajdziemy tutaj różnorakie rozwiązania informatyczne zarówno w sferze programowania, jak i ich wykorzystywania w codziennym użytku. Zastosowanie oprogramowania jest bardzo szerokie, podobnie jak różnorodna jest branża gastronomiczna. Poniżej znajdą Państwo więcej informacji o programie

 

 

Wprowadzenie

System informatyczny VirtualnaRESTAURACJA służy do zarządzania i obsługi gospodarki magazynowej. Można z niego korzystać zarówno w sposób tradycyjny, na komputerze z systemem Windows, jak i w sposób nowoczesny – na tabletach i poprzez przeglądarki internetowe. Oprogramowanie zezwala na korzystanie z czytników kart magnetycznych i zbliżeniowych. Każda funkcja programu wymaga jednak dokładniejszego omówienia:

Gastronomia. Do obsługi tego sektora używamy aplikacji Kelner i Magazyn. Program Kelner pomaga w prowadzeniu sprzedaży oraz rezerwacji godzinowych (dla sal restauracyjnych, stolików, konkretnych klientów, etc.). Natomiast program Magazyn można wykorzystać na dwa sposoby; pierwszy z nich to prowadzenie standardowej ewidencji dokumentów rozchodów i przychodów, planowania imprez czy inwentaryzacji. Drugą funkcją są specyficzne dla tej branży karty kalkulacyjne – dzięki nim możemy wydatkować asortyment znajdujący się w magazynach, zgodnie z wpisanymi przepisami, a także wyliczać marże w wyrobach (zakładane i realizowane). Dodatkowym udogodnieniem aplikacji jest to, że rozchody magazynowe mogą być rozliczane w trybie on-line (czyli od razu, np. w barze) lub off-line (dopiero na żądanie, np. w kuchni). Dzięki temu łatwo dopasujemy system do organizacji pracy w konkretnym obiekcie i do obiegu dokumentów.

Kontrola/Rozliczenie/Marketing. Na pracę tych działów wpływa wiele czynników, jednak jest ona uzależniona przede wszystkim od wielkości i charakteru naszego obiektu. Oprogramowanie VirtualnaRESTAURACJA może być wykorzystywanie do tworzenia raportów, przeprowadzania kontroli czy standardowej edycji dokumentów. Program jest użytkowany wedle potrzeb: pomaga w prowadzeniu rezerwacji sal restauracyjnych, stolików, urządzeń, konkretnych klientów, etc. Aplikacja i-Menedżer jest rozwiązaniem opartym o lokalny serwer www oraz przeglądarkę internetową. Dzięki temu programowi łatwiej będzie prowadzić nadzór i kontrolę – pozwala on na szybkie wygenerowanie wszystkich raportów, które dotyczą kasy i sprzedaży oraz rozchodów i przychodów. Możemy także zajrzeć do dokumentów magazynowych, kasowych i sprzedażowych, pochodzących z dowolnego okresu: zarówno do tych z dziś czy z wczoraj, jak i do dawniejszych. Bezproblemowo prześledzimy także aktualny stan magazynów w dowolnie wybranym dziale przedsiębiorstwa lub magazynie.

Aplikacje na tablety. Oprogramowanie VirtualnaRESTAURACJA daje użytkownikowi możliwość używania tabletów jako mobilnych stanowisk sprzedaży. W gastronomii jest to bardzo przydatne, np. kelner podchodzi z tabletem do stolika klienta i może wykonać większość operacji. Aplikacja Kelner pozwala m.in. na przyjęcie i wydruk zamówienia, wydruk paragonu. Rozwiązania tego typu świetnie sprawdzają się zwłaszcza w obiektach, które dysponują rozległymi salami i/lub tarasami, ale też w zajazdach z obsługą kelnerską stolików.

Systemy przywoławcze - dla kelnerów. Witamy w XXI wieku! Koniec z narzekaniem klientów, którzy muszą długo czekać na zamówienie – oprogramowanie VirtualnaRESTAURACJA wykorzystuje najnowocześniejsze systemy przywoławcze dla kelnerów. Całe rozwiązanie jest oparte o smartfony i tablety; kelner zobaczy na ekranie informację o zamówieniu do odebrania, o potrzebie kontaktu ze zwierzchnikiem lub o jakimkolwiek innym wydarzeniu. Kucharz natomiast może wysyłać z tabletu informacje do kelnerów. Może także w dowolnej chwili sprawdzić, czy jego komunikat został już odczytany, czy nadal czeka na akceptację. System pozwala na zaprogramowanie stałych komunikatów (np. „zamówienie gotowe, do odbioru”) lub na ich wpisywanie ręcznie albo podawane głosem. Dzięki temu komunikacja na linii sala-kuchnia staje się prosta i szybka!

Systemy przywoławcze - dla Klientów. VirtualnaRESTAURACJA proponuje także rozwiązania idealne dla lokalów bez obsługi kelnerskiej. Systemy przywoławcze dla klientów działają w oparciu o monitory wielkoekranowe lub telewizory – na ekranach pojawiają się numery aktualnie realizowanych zamówień, istnieje także możliwość połączenia z informacją głosową. Program działa w oparciu o lokalny serwer www. Do generowania informacji możemy wykorzystać przeglądarkę www lub aplikację natywną w Androidzie.

Inne - karty pre-paid/vouchery. Oprogramowanie VirtualnaRESTAURACJA zezwala na pracę z kartami pre-paid – użytkownik takiej karty wpłaca na nią określoną sumę i wykorzystuje według własnych potrzeb. Jest to rozwiązanie podobne do kart przedpłaconych w telekomach. Po wpłaceniu konkretnej kwoty, użytkownik otrzymuje doładowaną kartę – na kwotę wpłaconą lub też wyższą (gratis, bonus). Podczas pobytu w lokalu może nią zapłacić, w tym celu wręczając kartę personelowi; suma z rachunku jest pobierana z salda konta, a klient otrzymuje dokument niefiskalny lub paragon fiskalny (w zależności od przyjętej organizacji pracy).

Karty pre-paid oraz vouchery są także lepszą i bardziej nowoczesną formą obiadów abonamentowych – pracownik otrzymuje z działu socjalnego kartę (każdy użytkownik na taką samą kwotę), ale wykorzystuje ją zgodnie ze swoimi potrzebami.

Inne - karty rabatowe i lojalnościowe. System VirtualnaRESTAURACJA współpracuje także z kartami rabatowymi. Taka karta może zostać wydana zarówno na konkretnego użytkownika, jak i na okaziciela. Podczas zamykania rachunku wystarczy wręczyć personelowi swoją kartę (jeśli jest to karta imienna, personel może poprosić o dokument, aby zweryfikować tożsamość), a zostanie mu przydzielony konkretny upust. Wysokość rabatu jest zależna od przypisanej polityki upustów/rabatów.

Taką kartą może posługiwać się także personel lokalu (kelner, menedżer, szef sali) i przydzielać upusty według określonych zasad, np. w konkretne dni promocyjne lub przy zamówieniu na ustaloną kwotę. System samoczynnie przestawia właściciela karty do innej polityki rabatów, zależnie od obrotów zgromadzonych już na karcie.

Aplikacje

Poniżej pokrótce omawiamy właściwości, możliwości i funkcje poszczególnych aplikacji:

załoga24.Kelner

  • pozwala na generowanie wszelkich rodzajów dokumentów sprzedażowych i dotyczących wydań kelnerskich (zarówno jeśli chodzi o niefiskalne, jak i fiskalne), można je także wcześniej zdefiniować;
  • istnieje możliwość dodawania cenników i zestawów rabatów, dopasowanych do konkretnego klienta;
  • aplikacja zezwala na bonowanie dań, dzieląc je na kuchnię/barek, można także wybrać opcję automatycznego sortowania;
  • generowane zestawienia mogą dotyczyć dowolnego okresu (zarówno kasowe, jak i asortymentowe).

załoga24.Magazyn

  • można wprowadzić do systemu dowolną liczbę magazynów, a do każdego z nich możemy ustawić inny algorytm przychodu/rozchodu;
  • aplikacja umożliwia definiowanie własnych dokumentów przychodu i rozchodu, co znacznie ułatwia prowadzenie ich ewidencji;
  • użytkownik może przesuwać asortyment pomiędzy magazynami;
  • program daje możliwość prowadzenia kart kalkulacyjnych (przepisy, receptury) oraz kalkulacji imprez i eventów;
  • pomaga w rozliczaniu inwentaryzacji (wyrównania, spisy);
  • współpracuje z aplikacją Kelner zarówno w trybie on-line, jak i off-line;

i-załoga24.Menedżer

  • program działa w oparciu o przeglądarkę www, dzięki czemu można z niego korzystać zarówno na komputerze czy notebooku, jak i na tablecie;
  • aplikacja pomaga w wygenerowaniu wszelkich raportów i zestawień, które dotyczą stanu magazynowego czy sprzedaży – także te z dowolnego okresu;
  • zezwala na podgląd dokumentów kasowych, przychodu i rozchodu oraz sprzedaży, dodatkowo są one pogrupowane tematycznie;
  • szybko sprawdzimy stan dowolnego magazynu lub pokoju, dzięki szerokiej gamie kryteriów grupowania i wyszukiwania.

i-załoga24.Kelner

  • program jest w pełni mobilny – działa na smartfonach i tabletach;
  • zezwala użytkownikowi na przyjmowanie i drukowanie zamówień;
  • użytkownik może drukować dokumenty niefiskalne oraz paragony fiskalne;
  • aplikacja umożliwia pokazywanie klientowi menu w postaci wizualnej.

i-załoga24.Pager

  • programu można używać w wersji mobilnej (na smartfonach i tabletach) oraz w wersji przeglądarkowej (na komputerach, notebookach i tabletach);
  • aplikacja ułatwia przekazywanie konkretnych informacji pomiędzy jednym a drugim użytkownikiem, np. pomiędzy kelnerem a szefem kuchni;
  • przekazywane informacje mogą mieć postać tekstu lub nagrania audio;
  • wszystkie przesyłane wiadomości są automatycznie grupowane na zrealizowane, przeczytane bądź nieprzeczytane.

serwis24.RezerwacjeOnLine

  • pozwala na współpracę w trybie on-line portalu rezerwacyjnego oraz lokalnej bazy danych konkretnego obiektu;
  • funkcję portalu rezerwacyjnego pełni strona www obiektu;
  • dokonując rezerwacji klient ma pewność, że dane są aktualne – aplikacja korzysta z informacji znajdujących się w bazie danych obiektu;
  • proces rezerwacji nie wymaga obsługi przez personel lokalu – całość przebiega automatycznie.

serwis24.Drukarki

  • program zezwala na współpracę z dowolną liczbą drukarek fiskalnych oraz na obsługę zamówień połączonych z dowolnym komputerem;
  • aplikacja wykorzystuje protokół TCP/IP, dzięki czemu współpracuje z programami sprzedażowymi;
  • drukarkę fiskalną wystarczy podłączyć do tylko jednego wybranego komputera, a wszystkie urządzenia mogą się z nią łączyć – są to nowoczesne i ekonomiczne metody fiskalne, idealne dla działów sprzedaży w różnych miejscach: recepcjach, basenach, w gastronomii;
  • podobnie można wykorzystać to rozwiązanie w bonowaniu – jedna drukarka zamówień (podłączona do konkretnego komputera) obsługuje urządzenia w kuchni i w barku.

serwis.24.Czytniki

  • program pozwala na obsługiwanie dowolnej liczby czytników kart transponderowych i mikroprocesowych oraz kodów 1D i 2D;
  • współpracuje także z innymi programami zewnętrznymi, przykładowo do zamków dla drzwi hotelowych;
  • aplikacja obsługuje karty pre-paid, lojalnościowe, rabatowe, identyfikacyjne, etc.

 

Wdrożenie

Zadowolenie z działania nowo wprowadzonego systemu jest w głównej mierze zależne od jakości jego wdrożenia. Jest to szczególnie istotne w branży gastronomicznej, dlatego warto zwrócić uwagę na kilka aspektów wdrażania programu, jeszcze przed jego zakupem.

Przed wdrożeniem

To od tego etapu zależy tak naprawdę, czy wdrożenie zakończy się sukcesem czy porażką. Podstawą wdrażania systemu w branży gastronomicznej jest przygotowane wcześniej menu (wraz z cenami). Powinniśmy się też zastanowić czy chcemy stosować receptury na barze (do czego szczerze zachęcamy!) lub na kuchni (tutaj zalecamy ostrożność...). Jeśli zdecydujemy się wykorzystywać tę funkcję programu, musimy wyznaczyć konkretne osoby, które przygotują receptury, a także które będą wprowadzać dokumenty przychodu na magazyny (w tym także barowy i kuchenny).

Wdrożenie

Kolejnym krokiem w całym procesie jest przekazanie wiedzy o tym, jak posługiwać się systemem, by w pełni móc wykorzystać jego potencjał. Nauka obsługi programu dla kelnerów jest bardzo prosta i krótka, ponieważ praca z ekranem dotykowym (a na tej bazie działają wszystkie aplikacje dla nich przeznaczone) jest intuicyjna i łatwa.

Więcej czasu zajmuje szkolenie osób, które będą odpowiedzialne za magazyny – muszą nauczyć się obsługiwać więcej i bardziej złożonych aplikacji. Ich częściami są m.in. karty kalkulacyjne, przychody, niektóre rozchody, inwentaryzacje i ich rozliczenia. Mimo że początki pracy mogą być trudne, opanowanie tych funkcji przyniesie duże korzyści: będziemy szybko i bezproblemowo oceniać opłacalność cen (np. potraw czy drinków), planować wykonanie imprez, kontrolować stany magazynów.

Po wdrożeniu

Cała trudność w obsłudze tego typu systemu zaczyna się dopiero po wdrożeniu. O ile kelner kończy pracę w momencie, gdy kończy się jego zmiana, o tyle dla osoby, która go rozlicza – praca dopiero się zaczyna. Osoby obsługujące klientów mogą dodawać dokumenty, zmieniać istniejące, wprowadzać i drukować zamówienia, zamykać dokumenty, wydrukować raport ze swojej zmiany i ewentualnie na bieżąco podglądać stan kasy. Jednak osoba rozliczająca musi zrobić więcej.

Przede wszystkim należy ustalić datę pierwszej inwentaryzacji oraz wyznaczyć terminy kolejnych, zwłaszcza jeśli mówimy o barze. Musimy sprawdzić czy wcześniej wprowadzone receptury działają zgodnie z zamysłem (szczególną uwagę trzeba poświęcić w tej kwestii kuchni) – a jeśli nie, to je zweryfikować i zmienić. Musimy także ustalić formę kontroli oraz przeanalizować, jak teoretycznie można próbować obejść system. W tym celu przydają się doświadczenie, wiedza i przemyślenia wdrażających. Kiedy znamy problemy innych, możemy sami próbować ich uniknąć.

Nasza porada

Musimy pamiętać, że każdy obiekt to osobny temat, ponieważ każda restauracja jest nieco inna i wymaga nieco innego oprogramowania. Różnią się właściciele, różni się personel. Każdy ma inną wizję działania danego obiektu, każdy ma swoje cele. Nasi Klienci stawali przed różnymi wyzwaniami: zarówno dopiero budowali swoje restauracje, jak i modernizowali lub przejmowali istniejące.

To właściciele obiektów wyznaczają sobie cele biznesowe i je realizują – my dostarczamy rozwiązania informatyczne, które mają w tym pomóc. Sam system jest narzędziem, a jego odpowiednie wykorzystanie (wdrożenie i bieżące dopasowywanie do realiów pracy) przyniesie sukces.

 

Oczekiwania

Czego najczęściej chcą i oczekują od systemu informatycznego Klienci? Dlaczego decydują się na dany a nie inny sprzęt? Na jakiej zasadzie wybierany jest model organizacji pracy na linii obiekt – system? Jak jest możliwe, aby jeden system informatyczny mógł obsługiwać tak wiele i tak różnych lokali gastronomicznych?

Kluczem jest zadanie odpowiednich pytań klientowi w czasie doboru narzędzi do jego pracy. Doświadczenie i znajomość systemu pozwalają nam na dopasowanie oprogramowania do potrzeb konkretnego obiektu. Poniżej pokrótce omówimy ten etap – diagnozowania oczekiwań klientów i dobierania odpowiednich aplikacji. W tym tekście pokazujemy, że dzięki właściwym pytaniom możemy dostosować nasze oprogramowanie do potrzeb klienta – jakiekolwiek by one nie były.

Czego oczekuje klient?
Co do zasady, klienci skupiają się zazwyczaj na trzech aspektach oprogramowania:

  • jak program pomaga w rozliczaniu sprzedaży?
  • czy gospodarkę magazynową możemy oprzeć o karty kalkulacyjne i receptury?
  • czy możemy zastosować karty kalkulacyjne i receptury wraz z marżowaniem?

Rozliczenie sprzedaży

Podczas rozliczania sprzedaży bardzo istotne są nasze oczekiwania co do ilości klientów w ciągu dnia oraz co do wzrostu ich liczby na przestrzeni czasu. Te dane mogą być kluczowymi informacjami w chwili podejmowania decyzji o liczbie stanowisk sprzedażowych oraz o ich wyposażeniu.

W przypadku lokali z szybką gastronomią najczęściej wybierane są programy typu POS, ponieważ są niezawodne i uniwersalne. Mogą być obsługiwane przez jedną lub przez wiele osób – czyli albo przez osobę przyjmującą zamówienia, albo przez kilku kelnerów. W ciągu dnia na jeden POS przypada od ok. 150 transakcji, co oznacza, że na godzinę przypada ich ok. 15.

W pewnych przypadkach można także z powodzeniem wykorzystywać do pracy tablety, skracając w ten sposób czas od przyjęcia zamówienia do przygotowania konkretnego dania. Rozwiązanie takie jest bardzo przydatne np. w lokalach z tarasami i letnimi ogródkami, w zajazdach (gdzie obsługiwane są w jednym czasie duże grupy) czy w restauracjach typu fast food, gdzie menu jest stałe i pewne przez cały dzień.

Natomiast w lokalach, działających w porach nocnych, ta sama liczba klientów pojawia się w dużo krótszym czasie, w kilka godzin zakupy robi nawet kilkaset osób. Wtedy nie wystarczy jedno stanowisko, dlatego niekoniecznie musimy się decydować na klasyczny POS. Częstym (i skutecznym!) rozwiązaniem jest komputer typu AllInOne z ekranem dotykowym.

Jeśli chodzi zaś o klasyczną restaurację, to szybkość wprowadzania zamówień nie jest aż tak istotna – tutaj ważniejsza będzie jakość potraw oraz obsługi. Dlatego też liczbę stanowisk powinniśmy dostosować do liczby kelnerów i wielkości lokalu.

Rozliczenie magazynu

Kolejnym zagadnieniem, które interesuje większość klientów (oprócz rozliczania sprzedaży), jest rozliczanie magazynu. W branży gastronomicznej najczęściej opiera się ono o konkretne zasady: kupiony produkt wprowadzamy do magazynu po stronie przychodów, natomiast sprzedany wyrób (drink, danie, itd.) automatycznie zdejmuje z konkretnego magazynu odpowiednie składniki po stronie rozchodów. Klasycznie magazyny dzielimy na barowy i kuchenny.

Aby rozchodować składniki, potrzebujemy kart kalkulacyjnych, zwanych także recepturami. Posiadają one algorytmy, dzięki którym wskazany przy sprzedaży wyrób rozchodowuje wszystkie użyte składniki (jeden lub więcej) z magazynu. Przykładowo:

  • Jeżeli barman sprzedaje 50 ml produktu WÓDKA ABSOLUT, to zmniejszamy ilość produktu WÓDKA ABSOLUT o 50 ml w stanie magazynu barowego;
  • Jeżeli barman sprzedaje produkt DRINK HULA-HOP, to zmniejszamy ilość produktu WÓDKA ABSOLUT o 50 ml, produktu COCA-COLA o 1 butelkę, produktu WODA MINERALNA o 1 butelkę oraz produktu SOK OWOCOWY o 100 ml w stanie magazynu barowego;
  • Jeżeli kelner (lub inna osoba przyjmująca zamówienia) sprzedaje produkt KOTLET SCHABOWY, to zmniejszamy ilość produktu MIĘSO WIEPRZOWE-SCHAB o 11 dkg, produktu JAJKO o 0,3 sztuki, produktu MĄKA o 3 dkg oraz produktu BUŁKA TARTA o 4 dkg w stanie magazynu kuchennego.

Znamy już ogólne zasady rozchodu, mamy jeszcze do wyboru różne metody. Metoda on-line pozwala na natychmiastowy rozchód, który dokonywany jest automatycznie w momencie wprowadzenia zamówienia do komputera. Metoda off-line polega natomiast na dokonaniu rozchodu na żądanie za określony okres sprzedaży (np. za cały dzień).

Wybór metody może być podyktowany przez różne czynniki, m.in. ważny jest aspekt osoby wprowadzającej dokumenty przychodu. Jeżeli taka osoba już jest w naszym lokalu, można pomyśleć o wdrażaniu rozchodów natychmiastowych; jeśli jednak takiej osoby nie ma, to kontrola stanów magazynowych jest raczej niemożliwa. Gospodarka magazynowa łączy się także nierozerwalnie z inwentaryzacjami – kto będzie je robił i rozliczał? Zazwyczaj te obowiązki spoczywają na osobie, która wprowadza wszystkie dokumenty magazynowe do systemu.

Stany magazynowe stosunkowo łatwo rozlicza się w magazynie barowym, ponieważ karty kalkulacyjne (czyli receptury) są niezbyt skomplikowane. Cały asortyment pogrupowany jest na ten sprzedawany jako część litra (np. 100 ml soku, 0,3 l piwa beczkowego czy 50 ml wódki) lub jako sztuki (np. papierosy, napoje i piwa butelkowe, przekąski czy słodycze). Równie proste jest przyjmowanie dokumentów na stan magazynu – alkohol i soki zazwyczaj kupujemy na litry (np. 2 beczki piwa po 30 litrów, 12 kartonów soku po 2 litry, 8 butelek wódki po 0,5 litra), a resztę asortymentu w sztukach (opakowania, puszki, butelki, nawet kawę ostatnio kupuje się już w nabojach czy kapsułkach). Odstępstwem od tej zasady są drinki, jednak receptury są proste, przejrzyste i łatwe do realizacji – wódka lub inny alkohol, sok lub inny napój.

W przypadku baru sposób sprzedaży nie wpływa na rzeczywiste rozchody: teoria i praktyka rozchodu będzie się w pełni zgadzać, niezależnie od tego czy będziemy sprzedawać jednej osobie codziennie przez 10 dni jedną porcję wódki (50 ml) czy też 10 osobom jednego dnia po jednej porcji – sprzedana ilość wciąż będzie dokładnie taka sama. W naszym systemie istnieje także możliwość przerozchodowania, ponieważ wychodzimy z założenia, że błędy (czy też np. brak pośpiechu przy wprowadzaniu dokumentów przychodu) nie mogą zaburzać pracy kelnera czy barmana.

Zupełnie inaczej wygląda kwestia rozliczania stanów magazynowych w magazynie kuchennym; przede wszystkim karta kalkulacyjna jest wielopozycyjna, ponieważ sprzedawany asortyment to wyrób – w pełnym znaczeniu tego słowa. Przykładowy kotlet schabowy to efekt połączenia co najmniej kilku składników: mięsa, jajek, mąki, bułki tartej, tłuszczu, przypraw, itp. W tym wypadku przygotowywanie dla jednego klienta codziennie przez 10 dni jednej porcji może przynieść zupełnie inne zużycie produktów niż przygotowanie 10 porcji jednego dnia. Proces produkcji wyrobu będzie różny, a rzeczywiste rozchody w obu przypadkach będą inne - dlatego też karty kalkulacyjne oddają tylko pewien obraz rozchodów.

Niemniej ważnym zagadnieniem jest prowadzenie ewidencji przychodów na magazyn. Inne pojęcia i nazwy występują na fakturach zakupu (np. kiełbasa wrocławska, kielecka czy rzeszowska), a inne w karcie kalkulacyjnej (np. wędlina tania, średnia czy droga) – z czego wynika potrzeba dopasowania i uproszczenia nazewnictwa w obu przypadkach. Pozostaje jeszcze jedna dość istotna kwestia: okres, który obejmują rozliczenia w metodzie off-line. W naszym systemie dolną granicą jest jedna sekunda, zaś górną... 100 lat!

Odpowiedzią na problemy z rozliczaniem stanów magazynowych w kuchni jest metoda kosztowa, która skupia się wyłącznie na kosztach zakupu towaru – dzięki czemu jest bardzo prosta w użyciu. Obowiązkowa coroczna inwentaryzacja umożliwia określenie wartości zapasu, niestety w takim przypadku nie mamy żadnej kontroli ilościowej.

Wskazówki: naszym zdaniem rozliczanie magazynu to kluczowa część organizacji pracy i systemu kontroli. Jeżeli w chwili wdrażania systemu nie ma osoby, która byłaby odpowiedzialna za komputerową ewidencję dokumentów magazynowych, raczej nierealne jest przeprowadzanie bieżących kontroli. Nieopłacalnym rozwiązaniem jest także oddawanie takich obowiązków osobie, która nie zna problematyki gastronomii – kwestia kontroli nie zostanie w ten sposób rozwiązana, możemy spodziewać się tylko większych problemów w rozliczaniu.

Kalkulacje z marżowaniem

Poznaliśmy już zasady kalkulacji oraz dowiedzieliśmy się, skąd biorą się ich niedokładności w przypadku kuchni – czas znaleźć sposoby na radzenie sobie z nimi. Jak już wspomnieliśmy, rozwiązanie często jest bardzo łatwe: wystarczy zastosować uproszczenie kalkulacji (receptury). W lokalach z wysoką marżą, czyli klasycznych restauracjach, możemy sobie pozwolić na pominięcie niektórych składników potraw (np. tłuszcze i zwykłe przyprawy) w rozliczeniach. Równocześnie pozostawiamy składniki wiodące, takie jak wędliny, mięso, niestandardowe dodatki czy drogie przyprawy. Jak daleko powinno sięgać uproszczenie, zależy w głównej mierze od charakteru danego lokalu. Jednak co do zasady, powinno ono być tym mniejsze, im bardziej zestandaryzowaną produkcję prowadzimy.

Marżowanie może mieć zastosowanie przykładowo w przypadku produktów mocno powtarzalnych, sprzedawanych w dużych ilościach, ale z niską marżą – dla takiego modelu biznesu informacja o zakładnej i zrelizowanej marży jest niezwykle istotna. Standardowym wzorem są tutaj pizzerie i inne lokale proponujące klientom dania typu fast-food: to cena przypraw i dodatków jest decydująca. Podstawa każdej pizzy (czyli ciasto, sos, ser) jest taka sama, a o cenie konkretnej pozycji w menu decydują dodatki. Zaś ich cena także może być różna – w zależności od sezonu. Mimo to koszt produkcji jednej pizzy powinien być podobny, niezależnie od jej rodzaju.

Marżowanie możemy także stosować przy kalkulacji potraw na chrzciny, wesela i inne imprezy – tu także mamy niewielki narzut oraz wysokie obroty. Aby poprawnie wyliczyć zakładany narzut, potrzebna będzie karta kalkulacyjna z marżowaniem, która pokaże nam z czego się składa oferowane danie, a także uwzględni marże każdego ze składników oraz ceny ich zakupu. Wszystko to pozwoli nam na uzyskanie kosztów zakupu całego dania, oczekiwaną marżę i kwotę osiąganą – co możemy zestawić i porównać (procentowo oraz kwotowo) z ceną proponowaną klientom.

Organizacja pracy

Kiedy posiadamy już informacje co do rozliczenia sprzedaży, rozliczenia magazynów, kart kalkulacyjnych i możliwości marżowania, możemy przejść do sprawdzania, jak je zastosować. Skupimy się na trzech najpopularniejszych przypadkach, czyli klasycznej restauracji, pizzerii oraz dyskotece.

Organizacja pracy – restauracja

Typowa restauracja będzie cechowała się szerokim wyborem dań i napojów, dobrze wyszkolonym personelem (znajomość menu) oraz sprawną obsługą gości (indywidualnych i zbiorowych, w lokalu i na wyjeździe). Wszystkie te właściwości są składowymi wysokiej marży, która także staje się cechą naszej restauracji.

Właściwości te mają także wpływ na organizację sprzedaży. Niejednokrotnie zdarza się przecież, że z jednego komputera korzystają zarówno barmani, jak i kelnerzy – dlatego też możliwość błyskawicznego wprowadzania zamówień jest koniecznością! Kolejne stanowiska są zależne od rozległości restauracji, bo im większy jest nasz lokal, tym więcej komputerów potrzebujemy do jego obsługi.

Magazyn barowy jest zawsze bogato wyposażony w napoje i inne trunki, zarówno pod względem ich różnorodności, jak i ilości. Dlatego też w kwestii rozliczania magazynów bardzo ważna jest intensywna kontrola w trybie on-line. Do zakupu dochodzi systematycznie w określone dni tygodnia, więc wprowadzanie transakcji do systemu nie powinno sprawiać kłopotów i problemów. Niesie to ze sobą możliwość wyrywkowych kontroli w dowolnym momencie pracy – niezależnie od czasu, bo nie trzeba robić specjalnie ku temu inwentaryzacji.

Inaczej ma się sprawa, jeśli chodzi o kuchnię – w menu znajdziemy przecież różnorodne potrawy, do których przyrządzenia potrzebne są poszczególne składniki (niejednokrotnie bardzo egzotyczne). Artykuły te mają krótszy termin spożycia niż napoje barowe, dlatego domawiane są na bieżąco, zgodnie z zapotrzebowaniem. W tym przypadku można więc pozwolić sobie na kontrolę w trybie off-line. Rozchód zazwyczaj wykonywany jest z początkiem kolejnego tygodnia lub z końcem miesiąca – to wtedy wprowadza się najczęściej wszystkie dokumenty rozchodu oraz uzupełnia się kalkulacje.

Wszystkimi tymi zadaniami powinna zajmować się osoba, której nieobca jest księgowość oraz która może pochwalić się doświadczeniem gastronomicznym, znająca problematykę tej konkretnej branży.

Organizacja pracy – pizzeria

Pizzeria oraz restauracje typu fast-food są doskonałym przykładem lokalu, w którym znajdziemy niewielką marżę, wysokie obroty i standaryzowany produkt. Sprzedaż odbywa się tutaj przez cały czas pracy, przez cały dzień pojawiają się klienci. Oczywiście w każdym lokalu szczyt przypada na inną godzinę czy dzień tygodnia, jest to jednak uzależnione od charakteru i/lub lokalizacji danego obiektu. Jednak co do zasady lokale w centrum największą popularnością cieszą się w godzinach popołudniowych, zaś wieczorem więcej pracy czeka w lokalach, które dostarczają swoje dania na telefoniczne (lub też internetowe) zamówienia.

Możemy wyróżnić kilka sposobów sprzedaży: osoba sprzedająca stoi przy stanowisku (odbiera tutaj zamówienia, często bierze także udział w wydawaniu dań), wiele osób odbiera zamówienia przy stolikach (kelnerzy, którzy wprowadzają zamówienia do systemu oraz obsługują bar) lub typu gniazdo (jedna osoba odbiera zamówienie przy stoliku, następnie podaje je innej, która dopiero wprowadza je do komputera). Klasycznym przykładem ostatniego wzoru jest przypadek, gdy kelner odbiera zamówienie od klienta przy stoliku, a potem podaje je barmanowi, który wprowadza je do systemu; kuchnia wydaje dania, barman napoje i trunki, a kelner zanosi całe zamówienie do klienta; barman drukuje paragon, kelner dostarcza go klientowi, przynosi zapłatę do barmana. Takie rozwiązanie stosowane jest w lokalach, gdzie często następuje rotacja kelnerów – w ten sposób ograniczamy ich dostęp do gotówki (powodem może być brak zaufania) i/lub systemem informatycznym (nie musimy ich szkolić w tym zakresie).

W przypadku pizzeri czy restauracji typu fast-food metoda rozchodu z magazynu nie ma większego znaczenia – zarówno rozliczenie on-line, jak i off-line świetnie się tutaj sprawdzą. Natomiast elementem, na który musimy zwrócić większą uwagę, jest marżowanie: to ono musi nam pomagać w ustalaniu najbardziej optymalnych cen dla dań w naszym menu.

Również praca z programem magazynowym nie powinna sprawiać nikomu większych problemów, ponieważ zakupowany asortyment jest ograniczony (w porównaniu do tradycyjnej restauracji) i pochodzi zazwyczaj z tego samego (lub podobnego) źródła – dzięki czemu nie jesteśmy przytłoczeni dokumentacją (2-3 dokumenty dziennie). Tymi sprawami może się zająć więc osobiście szef (o ile wystarczy mu na to czasu) lub jeden z pracowników, kiedy nie będzie miał dużo pracy (w godzinach o mniejszym natężeniu ruchu).

Organizacja pracy – dyskoteka

Dyskoteka cechuje się tym, że dużego ruchu możemy spodziewać się raczej tylko w weekendy, a dokładniej w piątek i sobotę późnym wieczorem. Niemniej jednak liczba problemów może być olbrzymia i skumulowana w czasie – w przeciągu zaledwie kilku godzin (4-5) zakupu dokonuje przecież ok. 500-700 osób! Na dodatek klienci nadchodzą „falami”: gdy muzyka przestaje grać, gdy grupie nie spodoba się aktualnie grany utwór, gdy całą grupa wybiera się do baru, itp.

Sposób sprzedaży jest zależny od charakteru lokalu: możemy zdecydować się na stanowisko za barem tylko dla barmanów, stoiska na sali tylko dla kelnerów, stanowiska mieszane barmańsko-kelnerskie lub stanowiska typu gniazdo (które omówiliśmy już wcześniej). Trudno wskazać, która metoda jest najlepsza – zazwyczaj decyduje o tym praktyka i/lub przeczucie właściciela.

Główną rolę odgrywa magazyn barowy – to on zapewnia dyskotece utarg. Musi więc być odpowiednio zaopatrzony, bo pomimo iż asortyment jest ograniczony, to jego ilość jest duża. W związku z tym konieczna jest kontrola. Zakup jest dokonywany (i dostarczany) zawsze przed szczytem, dzięki czemu mamy sporo czasu na wprowadzenie dokumentów przychodu. Operacja nie jest trudna ani skomplikowana, ponieważ mamy stałych dostawców i stały asortyment. Kto jednak powinien wprowadzać te dokumenty do systemu? Generalnie mamy dwie możliwości, które się sprawdzają: robi to osobiście szef (lub jeden zaufany i sprawdzony pracownik) lub sami barmani. W tym drugim przypadku jednak powracamy do kwestii kontroli – ci sami ludzie będą przecież wprowadzać zakupy, sprzedawać towar i robić inwentaryzacje! Ta metoda będzie skuteczna i opłacalna tylko wtedy, gdy barmani za każde odchylenie będą płacić karę (niezależnie czy chodzi o braki, czy o nadwyżki – w obu przypadkach gdzieś musi być błąd). Warto także dokonywać wyrywkowych remanentów, dzięki czemu nie tylko skontrolujemy stan magazynu, ale także zdyscyplinujemy zespół.